Penguatan Sistem Tata Kelola Administrasi Perkantoran dan Kearsipan di Satuan Polisi Pamong Praja Provinsi Sulawesi Selatan Berbasis Kerja Praktik Mahasiswa
DOI:
https://doi.org/10.61253/abdicendekia.v5i4.1376Kata Kunci:
Administrasi Digital, Kompetensi Mahasiswa, Kearsipan, Praktik Administrasi Perkantoran, Satpol PP Sulawesi SelatanAbstrak
Sistem tata kelola administrasi perkantoran dan kearsipan merupakan aspek fundamental dalam menjamin efisiensi operasional, transparansi, serta akuntabilitas pada instansi pemerintah. Satuan Polisi Pamong Praja (Satpol PP) Provinsi Sulawesi Selatan sebagai Organisasi Perangkat Daerah (OPD) penegak Peraturan Daerah (Perda) menghadapi tantangan tingginya volume arsip fisik maupun digital. Penelitian dan laporan ini bertujuan untuk mendeskripsikan serta menganalisis strategi penguatan tata kelola kearsipan dan administrasi melalui keterlibatan aktif mahasiswa Kerja Praktik (KP). Berdasarkan kerangka Teori Manajemen Perkantoran Modern, Daur Hidup Arsip (Life Cycle of Records), serta regulasi kearsipan nasional dan daerah, keterlibatan mahasiswa berfungsi sebagai sarana transfer pengetahuan (knowledge transfer) sekaligus akselerator pembenahan kearsipan. Penelitian ini menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif berbasis kerja praktik partisipatif. Data dikumpulkan melalui observasi langsung, wawancara terstruktur dengan staf pengelola kearsipan, serta studi dokumentasi. Hasil penelitian menunjukkan bahwa keterlibatan mahasiswa magang berhasil mengakselerasi proses reorganisasi pemberkasan dinamis, pemisahan arsip aktif-inaktif, pembuatan Daftar Pertelaan Arsip (DPA), inisiasi alih media digital (e-archiving), serta penataan ulang alur kerja fisik perkantoran. Penguatan ini terbukti meningkatkan kecepatan penemuan kembali dokumen (retrieval time) serta mengoptimalkan efisiensi ruang simpan kearsipan di instansi. Selain itu, kegiatan ini turut mengembangkan kompetensi teknis dan interpersonal mahasiswa secara nyata.Referensi
Anisah, A., Haryono, B. S., & Mindarti, L. I. (2020). Pengembangan Manajemen Pelayanan Administrasi pada Organisasi Publik. Jurnal Ilmiah Administrasi Publik (JIAP), 6(1), 389–397.
George, R. Terry. (2012). Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran (Ed. Bahasa Indonesia). Jakarta: Bumi Aksara.
Nahuway, F. V., Nanulaitta, T. D., Tjokro, I. C., & Melmambessy, S. (2026). Transformasi Digital, Kapabilitas Strategis, dan Kinerja Layanan Administrasi Perguruan Tinggi: Kajian Literatur. Jurnal Administrasi Terapan, 5(1), 173–176.
Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. (2021). Peraturan Gubernur Sulawesi Selatan tentang Pedoman Tata Naskah Dinas dan Kearsipan di Lingkungan Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. Makassar: Sekretariat Daerah Pemprov Sulsel.
Putri, N. A., & Rozi, F. (2025). Transformasi Digital Dalam Administrasi Perkantoran: Inovasi Layanan Di Era Modern. Jurnal Visionary: Penelitian dan Pengembangan di bidang Administrasi Pendidikan, 1(1), 58–76.
Ramadhan, A. N., & Muhyadi, M. (2021). Professionalism Demands for Office Administration in the Digital Era (Tuntutan Profesionalisme Bidang Administrasi Perkantoran Di Era Digital). Jurnal Sekretaris & Administrasi Bisnis (JSAB), 5(1), 29–38.
Republik Indonesia. (2009). Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Lembaran Negara RI Tahun 2009 Nomor 152. Jakarta: Sekretariat Negara.
Saputra, U. R., Ismiyati, & Sholikah, M. (2021). Efisiensi Kajian Ilmu Administrasi Perkantoran dalam Pelayanan Administrasi. Jurnal Pendidikan Administrasi Perkantoran (JPAP), 18(1), 1–14.
Schellenberg, T. R. (1956). Modern Archives: Principles and Techniques. Chicago: The University of Chicago Press.
Arsip Nasional Republik Indonesia. (2021). Peraturan Arsip Nasional Republik Indonesia Nomor 6 Tahun 2021 tentang Pengelolaan Arsip Elektronik. Jakarta: Arsip Nasional Republik Indonesia.
Cahyani, R. G., & Sukaesih. (2023). Implementasi manajemen kearsipan terhadap arsip dinamis di Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil Kota Banjar. Diplomatika: Jurnal Kearsipan Terapan, 6(2), 103–116. https://doi.org/10.22146/diplomatika.83727
Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan. (2021). Peraturan Daerah Provinsi Sulawesi Selatan Nomor 2 Tahun 2021 tentang Penyelenggaraan Ketenteraman dan Ketertiban Umum serta Pelindungan Masyarakat. Makassar: Pemerintah Provinsi Sulawesi Selatan.
Siswanto, A. (2022). Sistem pengelolaan arsip berbasis digitalisasi pada Sub Bagian Umum dan Logistik Kantor KPU Provinsi Sulawesi Selatan. Economics and Digital Business Review, 3(1), 197–205. https://doi.org/10.37531/ecotal.v3i1.217.
